Las facturas son un mecanismo de interacción entre vendedor y comprador. Las facturas electrónicas son facturas que se expiden y se reciben en formato electrónico. Existen empresas de facturación electrónica habilitadas para emitir este tipo de facturas. Y, al igual que las facturas en papel, producen los mismos efectos legales. Cuando se habla de formato electrónico hacemos referencia a documentos que son susceptibles de ser transmitidos por medios electrónicos, como es el caso de Internet. Podemos distinguir entre dos tipos de facturas electrónicas. Por un lado, las que poseen formato estructurado. Son facturas generadas automáticamente por sistemas de facturación y, de igual forma, pueden ser tramitadas de manera automática. Por otro lado, también están las que no poseen formato estructurado. Éstas, suelen consistir en una imagen y requieren de un proceso manual para ser introducidas en los sistemas informáticos.
Para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una factura en papel, debe cumplir los siguientes requisitos:
- Integridad del contenido garantizada
- Autenticidad del origen, del emisor y del destinatario
- Consentimiento del destinatario para usar este sistema de facturación
- Que el contenido de la factura sea legible
Existen tres formas de emitir una factura electrónica:
- Utilizar una herramienta informática
- Autofacturación, es decir, que el destinatario sea la persona que las expida
- Mediante la actuación de un tercero que esté habilitado para emitirlas
Cómo funcionan las empresas de facturación electrónica
Las empresas que se dedican a la emisión de facturas electrónicas tienen como finalidad mejorar el rendimiento de los procesos administrativos de las empresas. Además, ofrecen soporte técnico ante cualquier duda o problema que pueda surgir. A su vez, también custodian todas las facturas emitidas y se encargan de emitir tu firma digital. Pueden darse tres tipos de escenarios a la hora de expedir facturas electrónicas.
Entre empresas
Se da cuando se emiten y/o se reciben facturas entre empresas privadas. Como siempre, las facturas emitidas deben contar con firma electrónica que garantice su autenticidad y la integridad de su contenido. Al igual que ocurre con las facturas en papel, la empresa receptora deberá conservarla durante al menos cinco años.
Con la Administración Pública
Desde el 2015 se ha vuelto obligatoria la emisión de facturas electrónicas para cualquier proveedor de la Administración Pública. Esto será de obligado cumplimiento siempre y cuando el importe de la factura sea igual o superior a 5000 euros. Así, en el caso en el que alguno de tus clientes sea un organismo público, estás obligado a enviar las facturas que te soliciten en formato electrónico. Por supuesto, también deben incluir la firma electrónica. Gracias al uso de la facturación electrónica, las administraciones han optimizado sus procesos administrativos, reduciendo así los tiempos de cobro de los proveedores.
Entre contratistas y subcontratistas
Se basa en la emisión y recepción de facturas entre contratistas y subcontratistas en el marco de una licitación pública.
Las empresas que ofrecen estos servicios pueden optimizar y agilizar todos los procedimientos administrativos de las empresas. Además, presentas soluciones integrales para cada tipo de empresa y según su volumen de facturación y, te ahorran toda la gestión y custodia de la documentación.