El paso de la firma escrita convencional a la electrónica es una forma de fomentar la transformación digital de tu empresa. Así mismo, también es una forma de diferenciarte de tus competidores. No obstante, es posible que tengas dudas a la hora de decidirte a utilizarla. Por ello, a lo largo del artículo hablaremos sobre ella, qué es, cómo funciona, qué tipos hay, etc. Probablemente te resulte familiar, pues cada vez es más común la firma electrónica de documentos. De hecho, su uso está muy extendido en el caso de documentación en la administración pública, pero también puede utilizarse en las empresas.
Podemos definirla como un conjunto de datos electrónicos que se asocian a un documento electrónico, identificando al firmante de manera inequívoca. Esto se realiza por medio de diferentes métodos que garantizan la seguridad y la autenticidad de la firma. A nivel europeo se encuentra regulada en el Reglamento eIDAS, mientras que a nivel internacional existen diferentes legislaciones según los países. Para empezar a utilizarla necesitas un certificado digital válido emitido por una autoridad de certificación acreditada por la entidad pública de certificación del país correspondiente. Su funcionamiento es bastante sencillo, pudiendo realizarse la firma de dos formas. Una online, mediante un servicio de verificación y generación de firmas electrónicas y, la otra, a través de aplicaciones, que permiten firmar de manera offline.
Beneficios del uso de la firma electrónica
Hoy día, cualquier empresa utiliza documentación digitalizada para su actividad diaria. Mediante la firma electrónica, se garantiza la identidad de la entidad firmante, así como la integridad del documento firmado. Es decir, certifica que el documento no ha sido sometido a ninguna modificación. A continuación, hablaremos sobre los principales beneficios que aporta su uso.
- Confidencialidad garantizada: solo conocerán el contenido quienes hayan sido autorizados
- Ahorro de papel: además de contribuir al equilibrio medioambiental, también implica la reducción del almacenamiento físico y de los gastos
- Integridad y seguridad de los documentos: el contenido del documento no puede ser modificado, garantizándose así su autenticidad y la identidad del firmante
- Incremento de la productividad y la competitividad de la empresa
- Eliminación de desplazamientos o traslados
- Reducción de tiempo en la ejecución de los procesos: se reducen los procesos manuales y se evitan las colas y tiempos de espera
Distintos usos en la empresa
Como ya sabes, la firma electrónica se puede utilizar para firmar una gran cantidad de documentos en todas las áreas de una empresa. Veamos algunos ejemplos de su uso en distintos departamentos.
Departamento de Recursos Humanos
Incluir el ciclo de vida laboral en soporte digitalizado presenta muchas ventajas, tanto para la empresa como para el trabajador. Esto se traduce en una reducción de los costes y, a su vez, en una disminución y agilización de las tareas administrativas. Dentro de este departamento, su uso puede aplicarse a los contratos, nóminas, acuerdos de confidencialidad, cartas de despido, etc.
Departamento de Administración
El uso de las firmas electrónicas en este departamento simplifica y agiliza las tareas administrativas, así como también reduce los gastos al eliminar el papel y tareas como la impresión. Puede utilizarse, por ejemplo en la facturación a los clientes, contratos con proveedores, presupuestos, etc.
Departamento de Ventas
Al igual que en los anteriores, el uso de la firma electrónica en este departamento, simplifica enormemente los procesos administrativos y reduce los costes. Además, el prescindir del soporte físico, también supone un ahorro de tiempo y una mejora a la hora de gestionar la documentación